Günümüzde Değişen Yönleriyle Büro Yönetimi ve İşletme: 13 - HALKLA İLİŞKİLERDE KULLANILAN ARAÇ VE YÖNTEMLER

AKSARAY ÜNİVERSİTESİ

SOSYAL BİLİMLER MESLEK YÜKSEK OKULU

Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı

ARAŞTIRMA YÖNTEM VE TEKNİKLERİ

Halkla İlişkilerde Kullanılan Araç ve Yöntemler

140608011 Aslıhan GÜNEŞ

Yrd.Doc.Dr.Veysel ÇAKMAK

Aksaray,2015

ARAŞTIRMA

Yöneten-yönetilen arasında yaşanan bir takım sorunlar uzun yıllar kendisini kamu yönetiminde göstermiştir. Yeni iletişim teknolojileri ve bu teknolojilerin sunduğu bir takım kolaylıklar bu sorunların çözümünde yeni fırsatlar doğurmuştur. Bu anlamda belediyelerin kamularını tanıma ve yaptığı faaliyetleri kamularına tanıtmanın öneminin farkına varılmasıyla birlikte kullanılan yeni iletişim araçlarından birisi de internettir.Çalışma ile hedef gruplarla interaktiflik, doğrudan iletişim, yaygın iletişim gibi imkanları sağlayan internet ortamından belediyelerin yaptıkları hizmetleri aktarmada ve vatandaşın istek ile beklentilerini öğrenmede ne kadar yararlandıkları sorgulanmaktadır. Bu doğrultuda Konya Merkez İlçeleri olan Meram, Karatay ve Selçuklu Belediyeleri'nin web sayfaları biçimsel olarak ve tanıma-tanıtma ekseninde içerik analizine tabi tutulmuştur. Çalışmanın en önemli bulgusu, belediye web sayfalarının tanıma açısından yeterli olmasına karşın, tanıtma çalışmalarında bazı önemli sorunlar barındırmasıdır. (DergiPark-Selçuk İletişim-Cilt 4, Sayı 4-TARHAN)

Teknolojik gelişmeler sonucunda küçülen dünyamızda kurumların, diğer kurumlar ve rakipleri karşısında varlığını sürdürebilmesi, geliştirebilmesi ve hatta onlarla rekabet edebilmesi için halkla ilişkilerdeki yazılı araçları çok iyi kullanması gerekir. Özellikle kurumun dış hedef kitleye karşı tanıtım ve reklamının etkili bir şekilde yapılabilmesini sağlayan gazete, dergi el ilanı, afiş, broşür, bülten, kitaplar ve el kitapçığı gibi reklam materyallerini çok iyi kullanmalıdır. Kurumların başarısında etkili olan ikinci önemli etken ise kurum içi tanıtım ve bilgilendirmedir. Kurum içi bilgilendirmede etkili olmak için yıllık raporların ve bilgi notlarının çok iyi hazırlanması ve sunumlarının çok iyi yapılması gerekir. Ayrıca tüm bunların yanında başarının kalıcı olmasını sağlamak için içteki ve dıştaki tepkilerin başarılı bir anket yöntemiyle öğrenilerek gerekenlerin yapılması gerekir. Halkla ilişkiler etkinliklerinde yazılı ürünlerin önemli bir yeri vardır. Bu alanda kullanılan yazılı araçlar; işletme gazetesi, dergi, broşür, el kitapçığı, bülten, kitap, yıllık raporlar, iş mektubu, afiş, pankart, el ilanı, kartvizit, depliyan, pul vb. Bunlara ek olarak sanal ortamlarda yer alan yazılı ve resimli iletiler de bu kapsama dâhildir. Bu araçlar gerek işletme içinde çalışanlara gerekse işletme dışında yer alan çeşitli kişi ve kuruluşlara gönderilerek, bunların firmadaki gelişmelerden haberdar edilmesi sağlanır. Amaç firmayı iç ve dış çevreye tanıtmaktır. Ancak bu tanıtımın, abartıdan uzak, reklam kokmayan ve doğru bilgileri içeren yönde olması gerekir. Çünkü yazılı araçlar, sözlü ve görüntüsel araçlardan farklı olarak kalıcı bir niteliğe sahiptir. (Doç. Dr. Metin KAZANCI 2014-2015)

İşletmeler halkla ilişkiler çalışmalarını yönetirken çeşitli araçlardan faydalanmaktadırlar. Bu araçlar yazılı olanlar, sözlü olanlar ve görsel-işitsel olarak ayrılmaktadır.

1-Yazılı Araçlar:
            a)Gazeteler: İnsanlar üzerinde çok etkili olabilmektedir.
            b)Dergiler: Gazetelerle aynı önemdedir. Ağırlıklı yöneldiği kitleler ve konular vardır.
            c)Broşürler: Az sayfada, küçük boyda hazırlanan yayın araçlarıdır.
            d)El Kitapçığı: Broşürün daha gelişmiş halidir.
            e)Afişler: Kim olduğunu bilmediğimiz kişilerin haberleşmemize ya da cevap almadan onlara seslenmemize yarar.
            f)Panolar: Üzerinde sadece yazı vardır. Etkili kelime ve cümlelerin seçilmesi önemlidir.
            g)El İlanları: Pankartların çok küçük boyularıdır. İlgili kişilere dağıtılır.
            h)Bültenler: Kurumun çalışmalarından ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplardır.
            j)Yıllıklar: Kurumun bir yıl içinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı yayn araçlarıdır.

2-Görsel - İşitsel Araçlar:

           a)Radyo ve Televizyon: Etkilidir. Bir yerdeki görüntüyü uydular aracılığıyla izlenir.
           b)Film: Çeşitli filmler yayınlanarak halkla ilişkiler yapılır.
           3-Sözlü Araçlar ve Organizasyon Faaliyetleri:
           a)Balo: Daha çok gönüllü kuruluşların başvurduğu faaliyetlerdendir.
           b)Festival: Kutlama ve şenlik törenleridir.
           c)Kermes: Satışlı sergidir. Hem satış hem de satılan malın tanıtımı yapılır.
           d)Kokteyl ve Çaylar: Ayak üstü yapılan tanıtım faaliyetleridir.
           e)Yarışmalar: Yarışmalar merak ve ilgi uyandırır. Yeni mesajlar verme imkanı sağlar.
           f) Sergiler: Kuruluşların faaliyetlerini tanıtmak, topluma mesaj vermekte kullanılan         araçlardır. Sergilerin bazıları sürekli bazıları geçicidir.

           g)Toplantılar: İki kişi arasında olabileceği gibi binlerce kişi ile de olabilir.
           h)Konferans: Bir uzman kişinin kendi konusuyla ilgili olarak o konu ile ilgili sunum   yapmak.
           j)Münazara: İki grubun belli bir konuyu tartışması.
           k)Seminer: Beli bir konuda hazırlanmış yazının sunumu.
           l)Sempozyum: Belli bir konuda hazırlanan oturum.
           m)Açık oturumlar: Münazara ile konferans arası bir toplantı karışımıdır.
           n)Törenler: Hem halkın hem de haberleşme araçlarının dikkatini toplar. (http://denizt82.blogcu.com)

Halkla ilişkiler kullandığı tekniklerle oldukça önemli işlevleri yerine getirmektedir. Bu işlevlerden birisi de; örgütlerin itibarını yönetmektir. Bugün artık “stratejik iletişim yönetimi” olarak kabul edilen modern halkla ilişkilerin ilkeleri, yararlandığı teknikler ve yaptığı çalışmalar incelendiğinde görülmektedir ki; "kurumların itibarı, halkla ilişkilerin hedeflediklerinin toplamı"ndan başka bir şey değildir. Elde edilen bu toplamın kaybedilmemesi ve geliştirilerek devam ettirilmesi, halkla ilişkiler tekniklerinin bilinçli, sağlıklı ve dürüst bir biçimde kullanılabilmesine bağlıdır.Halkla ilişkilerin tarihsel gelişiminde itibar ile ilgili kaygıların her aşamada farklı biçimde kendini gösterdiği görülmektedir. Örneğin, halkla ilişkilerin tarihsel seyrine yönelik çok önemli çalışmaları bulunan James Grunig, arkadaşları ile birlikte yazdığı bir makalesinde (J.E. Grunig ve Hunt, 1984) dört halkla ilişkiler modeli üzerinde durmaktadır. Söz konusu çalışma, halkla ilişkilerde asimetrik ve simetrik dünya görüşlerine yer vermektedir. Bu tartışmada yer verilen modellere göre; kurumlar halkla ilişkiler yürütürken farklı düşünce ve hedefleri temel almaktadırlar. Uygulayıcılara göre, kurumlarda zaman zaman tümünün ya da bazılarının hayata geçirildiği bu modeller incelendiğinde son model olarak kabul edilen ve gelişme anlamında gelinen en iyi nokta denilebilecek “çift yönlü simetrik model”in günümüz koşullarında kurumun itibarını geliştirmede daha fazla geçerli olan çalışma yöntemlerine sahip olduğu görülmektedir. Grunig ve arkadaşlarının geliştirdiği söz konusu modellere göre;

1. Basın ajansı modeli; bu modelde halkla ilişkiler, örgütle ilgili olarak olabilecek her yolla medyada yer bulmaya çalışır,

2. Kamuoyu modeli; bu modelde halkla ilişkiler, yerleşik gazetecilerden yararlanarak örgütle ilgili nesnel ama yalnızca olumlu bilgileri kamuoyuna ulaştırır,

3. Çift yönlü asimetrik model; bu modelde örgütler kamuları örgütün istediği gibi davranmaya ikna edecek mesajlar geliştirmek amacıyla kamuoyu araştırmalarından yararlanır,

4. Çift yönlü simetrik model; bu modeli kullanan bir örgüt, çatışmaları yönetmek, karşılıklı anlayışı geliştirmek ve kamularla ilişkiler inşa etmek için araştırma ve diyalogdan yararlanır. Simetrik modelde hem örgüt hem de kamular ikna edilebilir; ama her ikisi de davranışını değiştirmek zorunda kalabilir. Görüldüğü gibi, özellikle simetrik halkla ilişkiler, prensipler adına halkla anlaşmayı (L’Etang, 2002, 75) önermekte ve halkı yanıltmadan geliştireceği ilişkiler aracılığı ile kurumun itibarı açısından doğru olanı yapmaktadır. (Elektronik Sosyal Bilimler Dergisi - Doç.Dr. Selma KARATEPE)

Halkla ilişkiler uzmanları, pazarlamaya ilişkin kararlara ürünün ya da hizmetin tüketiciye nasıl ve nerede sunulması gerektiğine ilişkin bilgiler sunarak yardımcı olurlar. Pazarlama karması içinde halkla ilişkiler tanıtım faaliyetleri, özel bir takım olaylar, sergiler vs. düzenleyerek potansiyel tüketicinin dikkatini çekmeyi başararak pazarlamaya yardımcı olur.
Halkla ilişkilerde ,hedef kitleyle iletişim kurulup,haberleşmenin sağlanabilmesi için hem kişisel hem de kişisel olmayan çeşitli araçlardan yararlanılır. Halkla ilişkilerde kullanılan araçlar arasında, radyo, televizyon, kitap, gazete, dergi, broşür, el kitapları, afiş, el ilanları, bültenler, yıllıklar, toplantı, sergi, seminer vb. araçlar bulunmaktadır. Planlama yapılırken, hedef kitleye iletilecek mesajların hangi araçlarla iletileceği önceden belirlenmelidir. Burada temel amaç, hedef kitleye mesajların, en kısa zamanda, en az maliyetle ve en uygun hangi araçları kullanarak iletilmesinin belirlenmesidir.

Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan çok sayıda ve türde araç bulunmaktadır. Bununla birlikte, herhangi bir işletmenin halkla ilişkiler çalışmaları sırasında, söz konusu araçların tamamının kullanılması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Bu konuda önemli ve uyulması zorunlu olan kural, yapılacak uygulamanın tüm yönleriyle (hedef kitle, süre, bütçe, personel vs.) değerlendirilmesi ve araç seçiminin, bu çok yönlü değerlendirme sonrasında yapılmasıdır. (www.frmtr.com)

Halkla ilişkiler uygulayıcısı, hitap edeceği kitlenin dolaylı ve dolaysız olarak elde ettikleri yaşam denem alanlarını çok iyi hesap etmek ve ortaya çıkan düzeye göre anlaşılabilir simgeler seçmek durumundadır. Aksi durumda kitleye yollanan mesajların anlaşılmama tehlikesi vardır. Öte yandan mesajların bireysel gereksinmelerle doğrudan doğruya ilgili olması ve bu gereksinmelerin karşılanması için yol, yordam önermesi; yol göstermesi iletişimin etkinliğini artırıcı bir rol oynar. Çünkü bireyin harekete geçmesinin en önemli nedeni gereksinmelerini karşılama umududur. Halkla ilişkiler, kimi kez fizyolojik gereksinmeleri kimi kez güvenlik gereksinmesini, kimi kez de kültürel gereksinmeyi karşılamak üzere uygulamaya konabilir. Söz konusu olan duruma göre mesaj seçimi yapılmalıdır. Ayrıca belirli bir değişiklik isteği kişiyi ya da hedefi toplumsal bir olgu olarak görüp değerlendirmenin bir sonucu olmalıdır. İnsanı içinde yaşadığı fiziksel ve kültürel ortamla ve grup bağlantılarıyla birlikte ele almak gerekir. Kişiden iletişim sonucunda grubuna ters düşecek bir davranışta bulunmasını beklemek kuşkusuz iletişimin etkisiyle çok yakından ilgilidir. İlk elde bu amaca dönük bir mesajm istenilen sonucu vermesi çok zordur. Mesajın başarı kazanma şansı hedefin tutum, değer ve amaçlarını dikkate aldığı oranda artmaktadır. Bu nedenle de iletişim yoluyla insanlara sistemi değiştirmek çok zor bir yoldur. Birey mesajlar içinden beklentisine uygun olanları algılar, beklentilerine ters düşen mesajları reddeder. İletişim asıl olarak insanın yaşadığı sistemle özdeşleşmesini sağlamakta etkin bir araç olabilmektedir. Halkla ilişkiler uygulaması bireyin sistemle ilişkisini dikkate alarak yürütüldüğü takdirde, bu açıdan başarılı olacağı öncelikle söylenebilir.

Hedef kitle artık televizyon, gazete veya radyodan kurumların mesaj yolladığı homojen insan topluluğu olmak yerine aldığı mesajları seçen hatta içerik üreten, kendi kanallarında istediği bireylere ulaştıran-yayınlayan, farklı ilgi alanları olan ve farklı gruplara dahil hetorojen insan topluluklarından oluşmaktadır. Halkla ilişkiler ve reklam eylemlerinde de hedef kişilere ulaşılabilecek her türlü kanalların etkinliği değerlendirilmelidir. Sosyal ağlar da ister online olsun ister offline olsun halkla ilişkiler mesajlarının ve reklam uygulamalarının etkin bir şekilde yayılabileceği iletişim kanalları olarak değerlendirilmelidir. Örnek olayda da özellikle halkla ilişkiler amaçlı planlanmış bir mesajın geniş kitlelere yayılmasında çalışanların ağları kullanıldığında çok sayıda kişiye ulaşılacağı ortaya çıkmıştır. Facebook, Youtube, Twitter gibi sosyal ağlarda milyonlarca insane, içerik yaratmaktadır. Bugün yaşanılan dünyada hızlı ve taşınabilir mikro içerikler hakimdir. Bunun ötesinde hedef kitle yani müşteriler firmalardan kendileriyle gerçek zamanlı iletişim kurmalarını talep etmektedir. Halkla ilişkiler ajanslarından firmaların kurumsal iletişim departmanlarına kadar iletişim sektörü çalışanları, müşterilerine daha iyi hizmet vermek amacıyla daha iyi iletişim kurabilmenin baskısı altındadır. ( Journal of Yaşar University - Yard. Doç. Dr. Ferah ONAT, Öğr. Gör. Dr. Özlem AŞMAN ALİKILIÇ)

ÖZET

İşletmelerin kendi firmalarını halka tanıtmaları, göstermeleri gerekir. Bu nedenle işletmeler kendilerini tanıtmak için çeşitli araç ve yöntem kullanır. Bunlar başlıca şunlardır: gazete, dergi, broşür, el kitapçıkları, afişler, panolar, bültenler, yıllıklar, radyo, televizyon, konferanslar vb. İşletme bu araç ve yöntemlerden hangisinin kendine uygun olduğunu seçmeli ve o yöntemi uygulamalıdır. Bu yöntem seçilirken, işletmenin hitap ettiği topluluğa, işletmenin büyüklüğüne-küçüklüğüne sermayesine, işletmenin ne için çalıştığına, süresine dikkat edilmelidir. İşletmeler rakiplerinin önüne geçmek, işletmesini geliştirmek ve büyütmek için bu araç ve yöntemleri çok iyi kullanmalıdır. İşletmenin başarı kazanma şansı hefein tutum, değer ve amaçlarını dikkate aldığı oranda artmaktadır. Hitap edeceği topluluğa, bireye ilgisini çekecek, gereksinimlerini karşılayacak reklamlar yapılmalıdır. Bu reklamlar da halkla ilişkilerde kullanılan araç ve yöntemler yolundan geçer. Bu reklamlardaki amaç, işletmeyi halka tanıtmak olmalıdır. Bu nedenle yapılan reklamın en doğru yoldan, abartıda uzak ve doğru bilgileri içeren yönde olması gerekir. Çünkü bu reklamalar kalıcı özelliğe sahiptirler.

Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan kitle iletişim araçlarının boyutları gün geçtikçe büyümektedir. Bu büyümenin büyük kısmı sosyal ağlardır. Halkla ilişkilerin planlanması ve yürütülmesi hedef kitlelerin anlaşılmasına bağlıdır. Hedef kitlelerin tanımlanması ve anlaşılması, tüketici davranışlarının belirlenmesi reklam stratejilerinin geliştirilmesi sürecinde de geçerlidir. Halkla ilişkilerle ilgili yapılan tanımlarda halkla ilişkilerin iki yönlü bir akım olduğundan, akımın bir ucunda hedef kitleyle ilişki kurma çabasındaki kişi ya da kurum (kaynak) diğer uçta ise akımın hedefi olan kitle yer almaktadır. Firmalar daha iyi iletişim kurmak adına müşterilerine klavuzluk etmek, onları yönlendirmeye çalışmaktadır. Firmaların müşteriyle gerçek zamanlı iletişim kurabilmeleri ve online kültürlerini oluşturalimeleri için online sosyal ağlara ihtiyaçları vardır. Online kültürler, kurum kültürünün bir parçasıdır ve bütünleşik pazarlama iletişiminin diğer bileşenlerinden ayrı düşünülemezler. Online kültürü oluşturmak ve hedef kitleye tutarlı kurumsal mesajları iletebilmek amacıyla sosyal ağlar önemli bir mecradır. Kuruluşların etkili iletişim kurabilmeleri için reklam ve halkla ilişkiler uygulamaları adına birçok iletişim kanalını değerlendirmeleri, web 2.0 ortamları için ayrı stratejiler geliştirmeleri günümüzde kaçınılmaz hale gelmiştir.

KAYNAKÇA

· DergiPark-Selçuk İletişim

· Elektronik Sosyal Bilimler Dergisi - Doç.Dr. Selma KARATEPE

· Journal of Yaşar University - Yard. Doç. Dr. Ferah ONAT, Öğr. Gör. Dr. Özlem AŞMAN ALİKILIÇ

· "İşletmelerde Halkla İlişkiler" , Tengilimoğlu, Dilaver ve Yüksel Öztürk. Ankara: Seçkin Yayınları

· Prof.Dr.Filiz Balta Peltekoğlu- Halkla ilişkiler Sunumu

· Doc.Dr.Metin Kazancı- Halkla İlişkiler Sunumu

· www.acikogretimadelet.com

· www.megep.meb.gov.tr

· www.frmtr.com

· www.kitaplar.ankara.edu.tr

· www.halklailiskilerbolum.com