Günümüzde Değişen Yönleriyle Büro Yönetimi ve İşletme: 13-HALKLA İLİŞKİLERDE KULLANILAN ARAÇ VE YÖNTEMLER

ARAŞTIRMA YÖNTEM VE TEKNİKLERİ

ADI SOYADI: ASLIHAN GÜNEŞ

NUMARASI: 140608011

BÖLÜMÜ: BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI (I.ÖĞRETİM)

KONU: HALKLA İLİŞKİLERDE KULLANILAN ARAÇ VE YÖNTEMLER

ÖĞRETMEN: Yrd. Doç. Dr. VEYSEL ÇAKMAK

ARAŞTIRMA

Teknolojik gelişmeler sonucunda küçülen dünyamızda kurumların, diğer kurumlar ve rakipleri karşısında varlığını sürdürebilmesi, geliştirebilmesi ve hatta onlarla rekabet edebilmesi için halkla ilişkilerdeki yazılı araçları çok iyi kullanması gerekir. Özellikle kurumun dış hedef kitleye karşı tanıtım ve reklamının etkili bir şekilde yapılabilmesini sağlayan gazete, dergi el ilanı, afiş, broşür, bülten, kitaplar ve el kitapçığı gibi reklam materyallerini çok iyi kullanmalıdır. Kurumların başarısında etkili olan ikinci önemli etken ise kurum içi tanıtım ve bilgilendirmedir. Kurum içi bilgilendirmede etkili olmak için yıllık raporların ve bilgi notlarının çok iyi hazırlanması ve sunumlarının çok iyi yapılması gerekir. Ayrıca tüm bunların yanında başarının kalıcı olmasını sağlamak için içteki ve dıştaki tepkilerin başarılı bir anket yöntemiyle öğrenilerek gerekenlerin yapılması gerekir. Halkla ilişkiler etkinliklerinde yazılı ürünlerin önemli bir yeri vardır. Bu alanda kullanılan yazılı araçlar; işletme gazetesi, dergi, broşür, el kitapçığı, bülten, kitap, yıllık raporlar, iş mektubu, afiş, pankart, el ilanı, kartvizit, depliyan, pul vb. Bunlara ek olarak sanal ortamlarda yer alan yazılı ve resimli iletiler de bu kapsama dâhildir. Bu araçlar gerek işletme içinde çalışanlara gerekse işletme dışında yer alan çeşitli kişi ve kuruluşlara gönderilerek, bunların firmadaki gelişmelerden haberdar edilmesi sağlanır. Amaç firmayı iç ve dış çevreye tanıtmaktır. Ancak bu tanıtımın, abartıdan uzak, reklam kokmayan ve doğru bilgileri içeren yönde olması gerekir. Çünkü yazılı araçlar, sözlü ve görüntüsel araçlardan farklı olarak kalıcı bir niteliğe sahiptir. (Kazancı 2014-2015)

İşletmeler halkla ilişkiler çalışmalarını yönetirken çeşitli araçlardan faydalanmaktadırlar. Bu araçlar yazılı olanlar, sözlü olanlar ve görsel-işitsel olarak ayrılmaktadır.

             1-Yazılı Araçlar:
            a)Gazeteler: İnsanlar üzerinde çok etkili olabilmektedir.
            b)Dergiler: Gazetelerle aynı önemdedir. Ağırlıklı yöneldiği kitleler ve konular vardır.
            c)Broşürler: Az sayfada, küçük boyda hazırlanan yayın araçlarıdır.
            d)El Kitapçığı: Broşürün daha gelişmiş halidir.
            e)Afişler: Kim olduğunu bilmediğimiz kişilerin haberleşmemize ya da cevap almadan onlara seslenmemize yarar.
            f)Panolar: Üzerinde sadece yazı vardır. Etkili kelime ve cümlelerin seçilmesi önemlidir.
            g)El İlanları: Pankartların çok küçük boylularıdır. İlgili kişilere dağıtılır.
            h)Bültenler: Kurumun çalışmalarından ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplardır.
            j)Yıllıklar: Kurumun bir yıl içinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı yayın araçlarıdır.

2-Görsel - İşitsel Araçlar:

           a)Radyo ve Televizyon: Etkilidir. Bir yerdeki görüntüyü uydular aracılığıyla izlenir.
           b)Film: Çeşitli filmler yayınlanarak halkla ilişkiler yapılır.
           3-Sözlü Araçlar ve Organizasyon Faaliyetleri:
           a)Balo: Daha çok gönüllü kuruluşların başvurduğu faaliyetlerdendir.
           b)Festival: Kutlama ve şenlik törenleridir.
           c)Kermes: Satışlı sergidir. Hem satış hem de satılan malın tanıtımı yapılır.
           d)Kokteyl ve Çaylar: Ayaküstü yapılan tanıtım faaliyetleridir.
           e)Yarışmalar: Yarışmalar merak ve ilgi uyandırır. Yeni mesajlar verme imkânı sağlar.
           f) Sergiler: Kuruluşların faaliyetlerini tanıtmak, topluma mesaj vermekte kullanılan araçlardır. Sergilerin bazıları sürekli bazıları geçicidir.

           g)Toplantılar: İki kişi arasında olabileceği gibi binlerce kişi ile de olabilir.
           h)Konferans: Bir uzman kişinin kendi konusuyla ilgili olarak o konu ile ilgili sunum yapmak.
           j)Münazara: İki grubun belli bir konuyu tartışması.
           k)Seminer: Beli bir konuda hazırlanmış yazının sunumu.
           l)Sempozyum: Belli bir konuda hazırlanan oturum.
           m)Açık oturumlar: Münazara ile konferans arası bir toplantı karışımıdır.
           n)Törenler: Hem halkın hem de haberleşme araçlarının dikkatini toplar. (http://denizt82.blogcu.com)

Halkla ilişkiler uzmanları, pazarlamaya ilişkin kararlara ürünün ya da hizmetin tüketiciye nasıl ve nerede sunulması gerektiğine ilişkin bilgiler sunarak yardımcı olurlar. Pazarlama karması içinde halkla ilişkiler tanıtım faaliyetleri, özel bir takım olaylar, sergiler vs. düzenleyerek potansiyel tüketicinin dikkatini çekmeyi başararak pazarlamaya yardımcı olur.
Halkla ilişkilerde, hedef kitleyle iletişim kurulup, haberleşmenin sağlanabilmesi için hem kişisel hem de kişisel olmayan çeşitli araçlardan yararlanılır. Halkla ilişkilerde kullanılan araçlar arasında, radyo, televizyon, kitap, gazete, dergi, broşür, el kitapları, afiş, el ilanları, bültenler, yıllıklar, toplantı, sergi, seminer vb. araçlar bulunmaktadır. Planlama yapılırken, hedef kitleye iletilecek mesajların hangi araçlarla iletileceği önceden belirlenmelidir. Burada temel amaç, hedef kitleye mesajların, en kısa zamanda, en az maliyetle ve en uygun hangi araçları kullanarak iletilmesinin belirlenmesidir.

Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan çok sayıda ve türde araç bulunmaktadır. Bununla birlikte, herhangi bir işletmenin halkla ilişkiler çalışmaları sırasında, söz konusu araçların tamamının kullanılması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Bu konuda önemli ve uyulması zorunlu olan kural, yapılacak uygulamanın tüm yönleriyle (hedef kitle, süre, bütçe, personel vs.) değerlendirilmesi ve araç seçiminin, bu çok yönlü değerlendirme sonrasında yapılmasıdır. (www.frmtr.com)

Halkla ilişkiler uygulayıcısı, hitap edeceği kitlenin dolaylı ve dolaysız olarak elde ettikleri yaşam denem alanlarını çok iyi hesap etmek ve ortaya çıkan düzeye göre anlaşılabilir simgeler seçmek durumundadır. Aksi durumda kitleye yollanan mesajların anlaşılmama tehlikesi vardır. Öte yandan mesajların bireysel gereksinmelerle doğrudan doğruya ilgili olması ve bu gereksinmelerin karşılanması için yol, yordam önermesi; yol göstermesi iletişimin etkinliğini artırıcı bir rol oynar. Çünkü bireyin harekete geçmesinin en önemli nedeni gereksinmelerini karşılaşlama umududur. Halkla ilişkiler, kimi kez fizyolojik gereksinmeleri kimi kez güvenlik gereksinmesini, kimi kez de kültürel gereksinmeyi karşılamak üzere uygulamaya konabilir. Söz konusu olan duruma göre mesaj seçimi yapılmalıdır. Ayrıca belirli bir değişiklik isteği kişiyi ya da hedefi toplumsal bir olgu olarak görüp değerlendirmenin bir sonucu olmalıdır. İnsanı içinde yaşadığı fiziksel ve kültürel ortamla ve grup bağlantılarıyla birlikte ele almak gerekir/Kişiden iletişim sonucunda grubuna ters düşecek bir davranışta bulunmasını beklemek kuşkusuz iletişimin etkisiyle çok yakından ilgilidir. İlk elde bu amaca dönük bir mesajın istenilen sonucu vermesi çok zordur. Mesajın başarı kazanma şansı hedefin tutum, değer ve amaçlarını dikkate aldığı oranda artmaktadır. Bu nedenle de iletişim yoluyla insanlara sistemi değiştirmek çok zor bir yoldur. Birey mesajlar içinden beklentisine uygun olanları algılar, beklentilerine ters düşen mesajları reddeder. İletişim asıl olarak insanın yaşadığı sistemle özdeşleşmesini sağlamakta etkin bir araç olabilmektedir. Halkla ilişkiler uygulaması bireyin sistemle ilişkisini dikkate alarak yürütüldüğü takdirde, bu açıdan başarılı olacağı öncelikle söylenebilir. (Peltekoğlu 2013-2014)

Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan araç ve yöntemler çok fazla olup bu araçları basılı, sözlü, görsel-işitsel ve diğer olmak üzere dört başlık altında toplamak mümkündür. Halkla ilişkiler mesajlarının iletilmesi için kullanılacak araçların seçiminde, hedef kitlenin büyüklüğü kadar; kültürü, geliri, yaşı, eğitim düzeyi, yaşadığı bölge, cinsiyeti gibi özellikleri de dikkate alınır. Yeni iletişim teknolojileri ve bu teknolojilerin iletişim modelleri üzerinde gerçekleştirdiği dönüşüm, iletişim alanından beslenen halkla ilişkiler disiplinine de yeni olanaklar sunar. Bu bağlamda halkla ilişkiler uygulamalarının vazgeçilmezi haline gelen iletişim teknolojilerinden en önemlileri şöyle sıralanabilir: E-posta, haber grupları, telekonferanslar gibi sayısız iletişim kanalı sunan bilgisayar, internet, web siteleri ve kurum içi iletişimde büyük önem taşıyan intranet. Bu iletişim araçlarından hangisinin ne zaman kullanılacağı ise, halkla ilişkiler uzmanının bilgi, beceri ve deneyimine bağlıdır. Doğru seçim, etkinliği artırır ve halkla ilişkiler kampanyasını olumlu yönde destekler. (gokcebey.beun.edu.tr – sunum )

ÖZET

İşletmelerin kendi firmalarını halka tanıtmaları, göstermeleri gerekir. Bu nedenle işletmeler kendilerini tanıtmak için farklı araç ve yöntemler kullanır. Bunlar başlıca şunlardır: gazeteler, dergiler, broşürler, el kitapçıkları, afişler, panolar, el ilanları, bültenler, yıllıklar, radyo, televizyon, film, balo, festival, kermes, kokteyl ve çaylar, yarışmalar, sergiler, toplantılar, konferanslar, münazaralar, sempozyumlar, açık oturumlar, törenler vb. İşletme, bu araç ve yöntemlerden hangisi kendine en uygun olduğunu seçmeli o yöntemi uygulamalıdır. Bu yöntem seçilirken, işletmenin hitap ettiği topluluğa, işletmenin büyüklüğüne-küçüklüğüne, sermayesine, işletmenin ne için çalıştığına dikkat edilmelidir. İşletmeler rakiplerinin önüne geçmek, işletmesini geliştirmek ve büyütmek için bu araç ve yöntemleri çok iyi kullanmalıdır. İşletmenin başarı kazanma şansı hedefin tutum, değer ve amaçlarını dikkate aldığı oranda artmaktadır. Hitap edeceği topluluğa, bireye ilgisini çekecek, gereksinimlerini karşılayacak reklamlar yapılmalıdır. Bu reklamlarda, halkla ilişkilerde kullanılan araç yöntemler yolundan geçer. Bu reklamlardaki amaç, işletmeyi halka tanıtmak olmalıdır. Bu nedenle yapılan reklamın en doğru yoldan, abartıdan uzak ve doğru bilgileri içeren yönde olması gerekir. Çünkü bu reklamlar kalıcı özelliğe sahiptirler. İşletmeler belirli bir planlama sistemine göre çalışır. Firmalar halkla ilişkilerinde de kullanacakları araçları ve yöntemleri belirlerken planlı bir şekilde ilerlemelidirler. Planlama yapılırken, hedef kitleye iletilecek mesajların hangi araçlarla iletileceği önceden belirlenmelidir. Buradaki asıl amaç, hedef kitleye mesajların, en kısa zamanda, en az maliyetle ve en uygun hangi araçları kullanarak iletilmesinin belirlenmesidir. Sonuç olarak eğer bir işletme yerinde saymak veya iflas etmek istemiyorsa halkla ilişkiye girmek zorundadır ve bunda ne kadar başarılı olursa doğru orantıda işletme gelişir.